SII-SSC - Implantation

Le Système d’information et d’intervention (SII-SSC) s’est révélé d’une utilité réelle pour ces différents groupes d’usagers. Afin d’assurer le lancement national de ce système, il a été décidé d’opter pour une démarche et une organisation uniformisées. Ce choix d’appliquer systématiquement des structures et des processus existants s’est traduit par une introduction ciblée et qualitativement réussie, du moins chez les partenaires qui en ont déjà profité.

La procédure suivie implique que chaque partenaire concerné doit commencer par constituer un groupe de travail composé de représentants influents des futurs groupes d’usagers du SII. Les responsables de l’application du SII offrent leur soutien à chacun de ces groupes de travail par le biais du projet «Coordination de la campagne d’introduction du SII»; pour ce faire, durant toute la phase de l’introduction, nous utilisons la plateforme SII ainsi que la fonctionnalité dite «de collaboration» pour y classer les documents idoines.

Cette manière de procéder nous permet de traiter et de classer les documents sans difficulté aucune et indépendamment d’un lieu donné, les différentes versions informatiques ne posant pas de problème non plus. Perçus comme un groupe multiculturel institutionnel, tous travaillons de manière efficace, dans des conditions optimales, et pouvons échanger aisément des informations sans devoir nous soumettre à un calendrier rempli de réunions. De concert avec le groupe de travail du partenaire chargé d’introduire le système, nous établissons une documentation de lancement adaptée en continu aux besoins de ce partenaire durant la phase d’analyse et de réalisation. Outre des indications sur l’organisation et la procédure de l’introduction, ce dossier comprend une analyse de situation précise qui porte sur les structures organisationnelles, les parties prenantes ainsi que l’ensemble des processus et fonctionnalités sur lesquels se fondent le SII et son utilisation. Par ailleurs, un programme d’implantation est rédigé pendant la phase de l’introduction; celui- ci définit comment les différents usagers doivent appliquer le SII. Autre paramètre résultant de l’analyse, le programme de rôles et d’utilisateurs qui fixe les rôles et les structures par type d’usager, avec les autorisations et les structures correspondantes. Un grand nombre de partenaires travaillent et collaborent au sein du Service sanitaire coordonné. Aussi, lorsqu’il est décidé d’introduire le SII en un endroit donné, nous attachons beaucoup d’importance à ce que le système ne modifie pas, mais soutienne des processus existants dans la mesure où il permettra aux utilisateurs futurs d’accéder plus rapidement aux informations requises. Intégrer le savoir-faire et les connaissances des usagers directement concernés est essentiel durant toute la phase d’introduction et d’application pour obtenir au final un produit efficace et pratique. Ainsi, seule une bonne coopération permet d’assurer le succès escompté car ce n’est que dans ces conditions que cet outil technique servira à tenir compte de la complexité et des multiples procédures en place dans le monde de la santé publique.

Les hôpitaux sont des partenaires importants du SII, une raison pour laquelle nous les «soignons» à l’avenant. En effet, le SII repose avant toute chose sur les capacités d’accueil du service des urgences, signalées au moyen des «critères d’urgence». Ceux-ci servent à communiquer les capacités d’accueil en fonction de lésions et de blessures type (une urgence chirurgicale) ainsi que des possibilités de traitement (nombre de lits pour soins intensifs). Il va de soit que ces capacités d’accueil dépendent toujours de l’hôpital concerné; ainsi, un centre hospitalier universitaire disposera d’autres possibilités de traitement d’une urgence chirurgicale qu’un hôpital régional. Dès lors, les critères prioritaires et détaillés de chaque établissement hospitalier sont ventilés individuellement selon l’éventail des services existants. Avant le lancement du processus d'implantation du système, chaque hôpital doit nommer un responsable SII qui sera formé à sa future tâche lors d’un cours spécial. Au terme de ce cours, une liste de contrôle sera remise au spécialiste SII, une checkliste destinée à faciliter le travail d’implantation du système.

Toutes les mesures de cette liste de contrôle et, par conséquent, leur application doivent être paraphées. Une fois ce travail complété, l’hôpital est considéré «SII compatible» et ses données peuvent être diffusées en ligne, un signal supplémentaire de la révolution que traverse le monde de la santé publique en cette ère de l’information et de la communication.